Cada vez es más habitual que las empresas tengan cámaras de videovigilancia en sus centros de trabajo. Pueden ser una herramienta muy útil para proteger el negocio, controlar accesos, prevenir robos o resolver determinadas incidencias.

Ahora bien, tener cámaras no significa que puedan utilizarse de cualquier manera.

Las imágenes captadas por una cámara pueden identificar a trabajadores, clientes o proveedores, por lo que también entran dentro del ámbito de la normativa de protección de datos. Además, cuando las cámaras se utilizan en un centro de trabajo, también hay que tener en cuenta los derechos de las personas trabajadoras.

Por eso, si tu empresa ya tiene cámaras instaladas o está pensando en colocarlas, conviene revisar algunos puntos básicos.

¿Se pueden tener cámaras en una empresa?

Sí, una empresa puede instalar cámaras, pero siempre que exista una finalidad justificada.

Por ejemplo:

• Proteger las instalaciones.
• Evitar robos o daños.
• Controlar accesos.
• Prevenir incidencias.
• Comprobar determinados hechos ocurridos en el centro de trabajo.

La clave está en que las cámaras se utilicen con sentido común y proporcionalidad. No deben convertirse en una forma de vigilancia permanente e indiscriminada sobre la plantilla.

El punto más importante: informar correctamente

Uno de los errores más habituales es pensar que basta con colocar cámaras.

No basta.

La empresa debe informar de su existencia. En la práctica, esto implica contar con carteles visibles y, además, informar a las personas trabajadoras de forma clara.

Por eso, si tu empresa tiene cámaras, conviene comprobar que la plantilla ha recibido una comunicación adecuada y que esta puede acreditarse.

Zonas donde hay que tener especial cuidado

No todas las zonas pueden grabarse.

Las cámaras deben limitarse a los espacios necesarios para la finalidad que se persigue. Por ejemplo, puede tener sentido grabar una entrada, una zona de caja, un almacén o un acceso a instalaciones.

En cambio, no deben instalarse cámaras en lugares donde pueda verse afectada la intimidad de las personas.

Debe evitarse especialmente la grabación en baños, vestuarios, comedores, zonas de descanso o espacios similares.

¿Y si se quieren usar las imágenes para una sanción o despido?

Este es uno de los puntos más delicados.

Si la empresa quiere utilizar una grabación para justificar una medida disciplinaria, debe asegurarse de que el sistema de videovigilancia está correctamente implantado.

Antes de utilizar una grabación, conviene revisar:

• Si existían carteles informativos.
• Si la plantilla había sido informada.
• Si la cámara grababa una zona adecuada.
• Si la grabación se obtuvo de forma proporcionada.
• Si solo han accedido a las imágenes las personas autorizadas.
• Si las imágenes se han conservado correctamente.

Una cámara mal utilizada puede generar problemas tanto en el ámbito laboral como en materia de protección de datos.

Checklist rápido para empresas

Si tienes cámaras en tu empresa, revisa estas preguntas:

• ¿Hay carteles visibles informando de la existencia de cámaras?
• ¿La plantilla ha sido informada?
• ¿Las cámaras graban solo zonas necesarias?
• ¿Se evitan zonas sensibles como baños, vestuarios, comedores o zonas de descanso?
• ¿Solo acceden a las grabaciones las personas autorizadas?
• ¿Las imágenes se conservan solo durante el tiempo necesario?
• ¿Está documentado el motivo por el que existen las cámaras?

Consejo práctico: crea una carpeta interna de videovigilancia

Una recomendación sencilla que puede evitar muchos problemas es crear una pequeña carpeta interna, física o digital, con la documentación básica del sistema de cámaras.

Esa carpeta debería incluir:

• Foto de los carteles colocados.
• Comunicación entregada a la plantilla.
• Relación de zonas donde hay cámaras.
• Finalidad del sistema de videovigilancia.
• Personas autorizadas para acceder a las grabaciones.
• Empresa que gestiona o mantiene el sistema, si la hay.
• Fecha de revisión del sistema.

No hace falta complicarlo. La idea es que, si algún día surge una incidencia, la empresa pueda acreditar que el sistema estaba correctamente implantado.

En resumen

Las cámaras de videovigilancia pueden ser una herramienta válida para la empresa, pero deben utilizarse correctamente.

Lo importante es actuar de forma preventiva: informar bien, grabar solo lo necesario, evitar zonas sensibles, controlar el acceso a las imágenes y tener documentado el sistema.

¿Tienes cámaras en tu empresa y no sabes si está todo correctamente documentado?

Si tienes cámaras instaladas en tu empresa o estás pensando en colocarlas, desde el área laboral podemos ayudarte a revisar si todo está correctamente planteado y evitar problemas futuros.

Contacta con nuestro equipo laboral y revisamos tu caso.